CURSO BLACKBERRY GUIA DE USO AGENDA CONTACTOS Y TAREAS PARA COMERCIALES
Curso blackberry para el uso diario de un comercial. A este post le he llamado curso aunque podríamos también podría haberlo llamarlo como una guía rápida del uso del teléfono blackberry enfocado al mundo empresarial. Este no es un curso de programación y tampoco es un curso para aprender las funciones básicas. En este curso aprenderás a sacarle más partido al teléfono blackberry usando la agenda, contactos y las tareas de manera que tu día a día tanto a nivel personal como a nivel profesional sea más fácil.
Enfocaré el curso pensando que somos un agente comercial que quiere llevar la gestión de su trabajo con la blackberry. Sobre todo el recordatorio de tareas y clientes. Llevo varios años usando blackberry y hasta la fecha no he encontrado ningún otro teléfono que me ayude mejor en mi trabajo que la blackberry. Actualmente tengo grabados más de 11.000 contactos, varios años de citas en la agenda y más o menos unas 200 tareas y todavía no he visto a este Smartphone ir lento o colgarse.
Durante muchos años he visto a comerciales llevar teléfonos blackberry pero ellos siguen usando una agenda de papel, o apenas saben sacarle provecho al gestor de tareas, contactos.
SINCRONIZANDO BLACKBERRY CON MICROSOFT OUTLOOK O LOTUS NOTES
Para sacarle provecho a la blackberry es necesario que tengas sincronizado tu teléfono con un gestor de correo como puede ser Outlook o Lotus Notes. Aparte de tener una copia de seguridad de los datos de tu teléfono, también te ayudará a meter información o ampliar la que ya tiene tu teléfono. No olvidemos que la blackberry tiene un teclado tipo querty pero a veces es un poco incomodo para meter gran cantidad de información.
Antes de continuar, es importante que recalque que para sacarle un buen uso a la blackberry en el mundo profesional es necesario que seas muy ordenado y siempre estés actualizando la información. En cuanto termines una reunión, coge tu blackberry y actualiza el contacto, o la tarea.
USO PROFESIONAL DEL SMARTPHONE BLACKBERRY CONTACTOS TAREAS Y AGENDA
Una vez dicho esto voy definir los campos más importantes de las 3 aplicaciones que usarás diariamente. Sólo me voy a centrar en lo que realmente es importante y dejaré a un lado aquello que no importante o es obvio
CONTACTOS
Nombre y apellidos: Introduce correctamente el nombre y apellido de tus contactos.
Empresa: Si tienes varios contactos de una misma empresa intenta siempre poner el nombre de la empresa de la misma manera.
Teléfonos: Introduce todos los teléfonos que consideres importante a tener. Si viajas por el extranjero hazlo introduciendo su código internacional, por ejemplo +34 ó +44. Es muy importante que los números estén juntos, sin espacios u otros caracteres. Por ejemplo un teléfono fijo quedaría así +34911234567
Categorías: Este campo va a ser el pilar para poder organizar tu información. El campo categorías es compartido tanto por los contactos como por las tareas, por ese motivo usarás unas categorías para los contactos y otras para las tareas e incluso también puedes usar algunas para los dos.
Notas: Este campo te permitirá ir apuntando todas las notas que consideres oportunas de los clientes. Si te acostumbras a hacerlo y a consultarlo antes de iniciar una llamada o hacer una visita podrás recordar datos importantes.
TAREAS
Asunto: Este campo es muy importante a la hora de organizar rápidamente las tareas. Pon una pequeña descripción de la tarea a hacer y también pon los teléfonos de los clientes, más adelante te explicaré porqué.
Prioridad: Yo no lo uso mucho, pero si consideras que quieres resaltar unas tareas de otras entonces puede ser una buena opción.
Fecha final: Este campo es muy importante. Te servirá para discriminar las tareas activas de las que todavía no lo son.
Aviso/ Alarma: Usa este campo cuando tengas que hacer una tarea justo a una hora determinada. Si la tarea es para hacerla a lo largo del día y no importa la hora de hacerla, es mejor que no lo uses.
Categorías: Muy importante. Al igual que con los contactos te servirá para clasificar las tareas y poderlas filtrar para una mejor consulta.
Notas: Igual que con los contactos. Puedes usarlo para tener datos adicionales.
AGENDA
Asunto: Usa este campo para poner el nombre de la empresa y persona con la que tienes la cita.
Ubicación: Usa este campo para poner la dirección y no tener que buscarla en a la agenda.
Fechas: Son los campos más importantes que uso para la agenda. Te ayudarán a planificarte mejor si te acostumbras a meter la hora de inicio y fin de las citas.
Aviso/ Alarma: Si consideras que quieres tener alguna alarma de alguna cita este es el campo a usar. Yo no lo uso, prefiero consultar todos los días la agenda y así saber que reuniones tengo.
LAS CATEGORIAS EL PILAR DE LA ORGANIZACIÓN DE TU BLACKBERRY
Como he dicho antes es importante que definas correctamente las categorías. Por ejemplo, si fueses un comercial de seguros las categorías a usar para los contactos serian:
- Clientes
- Ingenierías
- Instaladores
- Contactos_internos
- Competencia
- Personales
- Otros
Observa que no dejo espacios entre contactos e internos, lo hago para evitar problemas con Outlook o Lotus Notes.
Para la tares las categorías que te recomiendo usar son:
- 01_para_hoy
- 02_para_esta_semana
Con estas dos categorías es suficiente para clasificar tus tareas.
UN EJEMPLO PRÁCTICO – VENTA DE UN SEGURO A UNA INGENIERIA
Imagínate que has terminado una reunión con un posible cliente (se trata de una ingeniería) con el cual has quedado en hablar dentro de 15 días. Lo primero que debes hacer es añadir un nuevo contacto con los datos que consideres oportunos para este contacto. No se te olvide clasificarlo por una o varias categorías, es este caso lo puedes clasificar como ingeniería.
Después, como has quedado con el cliente en hablar en 15 días, lo que hay que hacer es crearte una tarea con los siguientes datos
- Asunto: LL > Ingeniería Ramos 666780909 Sr. Luque
- Fecha final: Le pones la fecha en la que quieres recordar hablar con él.
- Categoría: Lo clasificas como 01_para_hoy
- Notas: Incluye las notas que consideres oportunas
15 DÍAS DESPUÉS – DESAYUNANDO CON BLACKBERRY
Ahora lo que tienes que hacer es olvidarte de este tema y por otro lado revisar todos los días las tareas pendientes de tu blackberry, por un lado reviso sólo las clasificadas como 01_para_hoy y cuando hayas terminado con ellas pasa a revisar las clasificados como 02_para_esta_semana.
Como han pasado 15 días en tus tareas pendientes clasificadas por la categoría 01_para_hoy aparecerá entre otras la tarea con el asunto: LL > Ingeniería Ramos 666780909 Sr. Luque automáticamente sabrás que la LL significa que es una llamada y tan sólo tendrás que llevar el cursor sobre el teléfono cuando estés preparado para hacer esa llamada.
Has llamado al futuro cliente y te ha dicho que necesita más tiempo pero que no puede darte una fecha, que le llames en un mes aproximadamente. Así que ahora tan sólo lo que tienes que hacer es editar la tarea cambiando por un lado la fecha de finalización, posponiéndola 30 días y por otro editar las categorías, anulando la categoría 01_para_hoy y eligiendo la categoría 02_para_esta_semana. Esto lo haces así porque no has definido con el cliente un día exacto de llamar, pero es algo que tienes que hacer a lo largo de esa semana.
Ha pasado un mes, es lunes por la mañana y mientras estás tomando un café coges tu blackberry y filtras las tareas pendientes de la categoría 02_para_esta_semana. En ese momento vuelves a ver la tarea LL > Ingeniería Ramos 666780909 Sr. Luque , lees tus anotaciones y si consideras oportuno que puedes hacer la llamada en ese momento. Has terminado de hablar con tu cliente y te ha pedido una visita para el martes de la semana que viene. Bien, eso tiene buena pinta, pero te ha pedido que le llames unas horas antes para confirmarla
¿Qué haces ahora?, Pues muy fácil por un lado te creas una nueva cita en la agenda, usando los datos necesarios y por otro lado editas la tarea LL > Ingeniería Ramos 666780909 Sr. Luque cambiando su texto por CV > Ingeniería Ramos 666780909 Sr. Luque (cv para ti significa confirmar visita), también cambias su categoría por la de categoría 01_para_hoy, cambias la fecha a la de la nueva cita y por último te quedaría tan solo poner una alarma 2 horas antes para que te avise de confirmar la visita.
Ha llegado el día de la gran reunión y has visto que tienes la visita con el Sr. Luque, tu Smartphone te avisará 2 horas antes para que confirmes la reunión. Como tienes el teléfono apuntado en la misma tarea, tan sólo tendrás que pulsar sobre él para llamar a tu cliente. Parece que todo va bien, te han confirmado la cita.
Ha terminado la reunión y el Sr. Luque te ha pedido una oferta. Mientras has estado en la reunión has usado tu blackberry para buscar en contactos sus datos y has ido tomando notas para la realización de la oferta, grabándolas en Notas. Como la oferta no corre una urgencia extrema y quieres que hacerla el viernes que viene mientras estás en la oficina por la mañana, aprovechas la tarea CV > Ingeniería Ramos 666780909 Sr. Luque que tienes ya creada para editarla y modificar por OF > Ingeniería Ramos 666780909 Sr. Luque (of para ti significa oferta), cambias la fecha para que se active para el próximo viernes y la categoría la dejas la misma 01_para_hoy.
Ha llegado el viernes por la mañana y te encuentras en la oficina, has sincronizado todos los datos con tu ordenador o portátil y estás trabajando con él. Hechas un vistazo a las tareas filtrando por la categoría 01_para_hoy y entre otras aparece la tarea OF > Ingeniería Ramos 666780909 Sr. Luque, hechas un vistazo al contacto para recordar los datos que tomaste mientras estabas reunido con él, haces la oferta y se la envías por correo electrónico. Después vuelves a editar la tarea cambiándola por SOF > Ingeniería Ramos 666780909 Sr. Luque (sof para ti significa seguimiento oferta), le cambias la fechas para dentro de una semana y como no quieres ser pesado con el cliente clasificas la tarea por la categoría 02_para_esta_semana. De esta manera dentro de una semana la tarea aparecerá pendiente por la categoría 02_para_esta_semana y tú ya decidirás que día y a qué hora le llamas.
Y así repetidamente, …, …, etc.
CONCLUSIONES
Puede parecer un poco lioso pero te puedo asegurar que si te organizas de esta manera tu trabajo tus ventas se incrementarán ya que tus seguimientos serán más efectivos. Desde cualquier lugar podrás recordar las tareas importantes y decidir qué hacer.
En resumidas cuentas se trata de trabajar con las tareas usando básicamente 2 categorías. Crear una tarea e ir cambiando su caducidad, categoría y asunto según nos interese. Crearte unos códigos para poder rápidamente saber que significa esa tarea y no olvidar consultar tu blackberry todos los días.
CONFIGURANDO LA BLACKBERRY – MICROSOFT OUTLOOK Y LOTUS NOTES
Se me olvidaba decirte que tendrás que configurar la vista de tareas de tu blackberry para que sólo te muestre las activas o caducadas, pero nunca las futuras. Estas deben ser filtradas por tareas. Lo mismo tienes que hacer con Microsoft Outlook y el Lotus Notes. Es importante que lo hagas porque sino cuando tengas muchas tareas se mezclarás las activas con las futuras.
